インターン探しをしていると、企業から突然電話がかかってくることがあります。びっくりするかもしれませんし、着信時はあえて電話を出ずに、電話番号を検索して、どこの企業か確認してから折り返し掛け直すこともあるかもしれません。

ただ、企業からの電話はなぜかかってくるのでしょうか？ どんなタイミングで、そしてどのように応答するのが正解なのでしょうか？ 今回は企業からかかってくる電話についてお届けします。

企業からの電話は何故かかってくる？

電話。大学生は今どきあまり使わないのではないかと思われます。

アプリの通話機能がありますし、一般電話が家になく、携帯だけのことがほとんどではないでしょうか。

しかし、企業には今も電話はありますし、電話のない企業はほぼありません。固定電話と呼ばれるタイプの電話回線があるのです。就活生が就職をしたら最初の仕事は電話番をして取り次ぐことだったりします。

よってビジネスでは当たり前に電話を使うので、企業側も就活生に電話をかけてきます。電話マナーが悪くて内定を取り消される、と言うことはないにしても、就職前に不安を抱かせる対応は避けたいですよね。

では、何故かかってくるかというと確認のためです。内定の受諾意思はあるかとか、あるいはその手前の段階で確認したいことがあるとか、そうした何かの確認があってかけてこられることがほとんどです。

突然の企業からの電話は戸惑って当然

ログシーでは、突然の電話がかかってきたことがある人にアンケートをとりました。そのうち10％の人が戸惑わなかった、と答えましたが、ほとんどが「企業から突然電話が来て戸惑った」と答えています。

戸惑って当然です。そもそも電話自体があまりかかってくるものではない上に、相手は企業です。そして、まだ面接をしてくれた人であれば少しはホッとするものの、知らない部署の人から電話であればびっくりして当たり前です。

では、どんな電話だったのでしょうか？気になりますよね。アンケートで聞いてきましたので、どんな電話が来ていたのかチェックしましょう。

⚫︎「企業に入社した時に円滑に仕事ができるよう、学生時代に起きた失敗談を聞かれました。」

⚫︎「書類の提出、面接の日程に関して電話がかかってきましたが、実は応募してない企業でした。相手が間違えたのだと思います」

⚫︎「内定を二ついただいて日程が被り、悩んでいたところ、一方の企業から電話がありました。強く『きてくれないと困る！』と言われ、面接時にはなかった高圧的な態度にびっくりしました。結果、そちらは辞退することとなりました」

⚫︎「合同説明会の翌日に電話があり、個別説明会への案内でした。なんかやばいと思って辞退しました。」

⚫︎「いわゆるオワハラの電話がありました。うちで終えて欲しい、つまり他を蹴ってうちに来てくれという内容でびっくりしました。」

⚫︎「面接を受けて電話がかかってきました。『1週間待ってくれ』とのことでした。理由は他に候補者がいるからとのことでした。素直に1週間待ったのですが、不採用となりました。他の候補者が採用されたのだと思います」

このように、いろいろなパターンがありました。

もちろん企業側に常識を疑うケースもなくはなく、先方の電話での対応に違和感を抱いたら辞退するのは悪いことではありません。トラブルにならないよう配慮しつつ気を遣わなければいけないのが電話の対応です。

上記の例で行くと、「合同説明会の後に電話がかかってきて個別説明会にぜひ、と案内された」と言うのは普通の熱心なリクルーティングでしかないため、これだけで辞退するのはあまりに不自然です。もしかしたらアンケートからは読み取れない事情があるのかもしれませんが、相手を理解して、何故そういう行動をとったのか理解するという努力も必要ではないでしょうか。

一般的な電話の出かた、マナー

電話がかかって来た時、家族や友達以外の、仕事相手や仕事先、インターン先、就活希望先などからの不意の電話の場合、どのように出たらいいのでしょうか？ また、一般的な電話マナーはどのようなものでしょうか。

⚫︎知らない番号の場合はこちらも名前を名乗ると親切

「03-xxxx-xxxx」のように、知らない一般電話からかかってきた場合は、「はい、⚫︎⚫︎です。」のように、苗字を名乗ると親切です。企業からの電話の場合は相手も必ず名乗りますので、お互いに名乗れば要件もスムーズに進みます。

もちろん誰からかかってきたかわからない場合は名乗るのが怖いと思いますので、「はい。」だけでも許されます。ただ、できればインターン希望中は名乗った方が親切ですね。

⚫︎周りが騒がしければ静かな場所に移動する

そして周りが騒がしければ、静かな場所に移動しましょう。電話はいつかかってくるか読めないのが不安なところですよね。電車での移動中、自転車に乗っている、夜遅くまでレポートを書いていてうとうとしている朝、友達との食事中など、いろいろなシーンに突然かかってくるのが電話です。

よって、電話に出るのはいいとして、一旦待ってもらって静かな場所に移動するのは大切です。相手にとっても、自分からの電話を優先してもらえるんだなという感情が湧いて、いい印象を与えることができます。

⚫︎「はい」は一度だけ

電話ではお返事をする際、「はい」は一度にしましょう。「はいはい」などはとても失礼な印象を与えます。「はいはい」は、言った側があしらっているような印象を与えるため、絶対にやめた方がいいと思われます。

電話であったとしてもきちんと感を相手に伝えるためには、言葉でのコミュニケーションがメインとなる電話の場合、特に言葉遣いは気をつけてください。

⚫︎「なるほど」は禁句

そして気をつけたいのが「なるほど」という単語です。相手の言い分を一旦受けて、納得した時についでるフレーズですが、なるほどは目上の人が使う言葉であり、ビジネスでは不適切だとされています。

×なるほど

⚪︎かしこまりました

に置き換えて、特に気をつけましょう。

⚫︎聞き取れなければ遠慮なく聞き返して

相手も携帯からではない限り、企業はオフィスから電話をかけてきますので電波状況が相手のせいで悪い、と言うことはほぼありません。よって、聞き取れない場合は携帯電話である自分の環境に問題があるケースがほとんどなので、静かな場所に移動したり、聞き返したりしましょう。

⚫︎切る時も気をつけて

電話は最後まで丁寧に、真摯に対応しましょう。突然の電話でびっくりして、ドキドキしていることだろうと思いますが、一生懸命対応したことは相手に伝わりますし、ふざけた態度、不誠実な印象を与えなければ大丈夫です。

まとめ

企業からの電話は確認のためかかってくる場合がほとんどです。たいていの要件はメールで済まされるので過度に内容を気にする必要はないのですが、それでも重要な連絡がくる場合があるので、できる限り応答するようにしましょう。

中には、「これからよろしくね！」と社長や役職のある方がかけてきてくださる場合もあります。ちゃんと電話に出られるように、心構えだけはしておきましょう。

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