インターンのメールマナーはできてる？基本的なルールを知って差をつけよう

インターンを検討したり申し込んだりするとき、一番最初に引っかかるビジネスマナーがあいさつやメールなどの礼儀面です。特にメールは文章や名称など、気になることがいっぱいですよね。

今回はインターンでのメールのマナーについて、学んでいきましょう。いざ就職するとメールは社内ルールが強いケースが多いので、基本は就職先・インターン先に従いましょう。

ただメールのマナーはそんなに習うことはないと思いますので、今回はインターン時のメールマナーについてお届けします。ぜひマナーの基本について学び、インターン時に使いましょう。

メールのマナーは間違っていてもインターン生ならマイナスになることはないかもしれません。しかし、きちんとできていると何かと安心して仕事に取り組めますよね。「これでいいのかな？」と不安になりながら仕事するより、自信を持って取り組めた方が生産性もアウトプットの質も高まります。

インターンや就職活動時のメールの型

企業とのやり取りで、メールを使う機会は多くあります。企業に好印象を与え、スムーズなコミュニケーションをとるために、就職活動時のメールマナーは非常に重要です。インターンや就職活動におけるメールマナーの基本を詳しく解説します。

1. メールアドレス

まず、就職活動にふさわしいメールアドレスを用意しましょう。プライベートで普段使っているものではなく、氏名などシンプルなものを新規に作成することをおすすめします。

2. 件名

件名は、メールの内容が一目でわかるように簡潔に書きましょう。

例：〇〇大学　氏名　説明会参加希望
例：〇〇大学　氏名　〇〇の件について

3. 宛名

メール本文の冒頭には、必ず宛名を書きましょう。会社名、部署名、役職、氏名を正しく記載し、敬称を付けます。担当者名がわからない場合は、「〇〇株式会社　採用ご担当者様」のように記載しましょう。

4. 挨拶

宛名の後は、時候の挨拶を簡潔に述べます。

例：拝啓　時下ますますご清栄のこととお慶び申し上げます。

5. 自己紹介

初めてのメールの場合は、大学名、学部、学科、氏名を明記し、簡潔に自己紹介しましょう。

6. 本文

用件は簡潔に、具体的に伝えましょう。長文にならないよう、要点を絞って書くことが大切です。誤字脱字、句読点の誤りがないか、送信前に必ず確認しましょう。

7. 結びの言葉

本文の最後には、結びの言葉を添えましょう。

例：お忙しいところ恐れ入りますが、ご検討よろしくお願いいたします。

8. 署名

メールの末尾には、署名を入れましょう。署名には、大学名、学部、学科、氏名、電話番号、メールアドレスを記載します。

9. 返信

企業から返信があった場合は、24時間以内に返信することを心がけましょう。返信が遅れる場合は、その理由を伝えて謝罪します。

10. その他

誤送信に注意：送信前に、宛先、添付ファイルなどを必ず確認しましょう。
BCCは使わない：就職活動では、BCCは使用しません。
絵文字・顔文字は使わない：ビジネスの場では、絵文字や顔文字は使用しません。

就職活動のメールでは、相手に失礼な印象を与えないよう、丁寧な言葉遣いを心がけましょう。上記のポイントを踏まえ、企業との良好なコミュニケーションを築いてください。

ビジネスメールの型

宛先はTOとCCとBCCを使い分ける

まずメールの宛先ですが、TOとCCとBCCを使い分けましょう。

TOは文字通りメールの宛先

CC（カーボンコピー）は宛先以外にメールの内容を共有したい相手

BCC（ブラインドカーボンコピー）は、メールの相手を共有したいが、TOと CCのアドレスの人には宛名が入っていることを知らせたくない相手にメールを送信

です。BCCの意味がわからないかもしれませんが、メルマガなどで複数の人にメールを送るとき、他のユーザーのメールアドレスを見せないためにも使えます。インターンはメールマガジンの担当になることもあるので、BCCを覚えておきましょう。

タイトルは簡潔に

次にタイトルです。メールの要件を簡潔に書きましょう。

受信相手はメールを一覧にして確認しますので、

「お話しした件」などのタイトルはよくありません。

NG例：「お話しした件」「例の件送ります」

OK例：「メールマガジンの文章を確認お願いします」

簡潔にわかりやすく、一覧で見たときに何のメールかわかるタイトルにしましょう。

御中と様を使い分ける

御中と様の使い分けも気になるところです。

また基本的に、役職には敬称をつけません。

NG例：部長様、部長御中

OK例：部長

御中は会社や部署に。

様は個人につけます。

絵文字や顔文字は使わない

絵文字や顔文字は今の感情を伝えるのにとても便利ですよね。

しかし、ビジネスメールでは絵文字と顔文字は基本的に使いません。

インターン同士、よほど仲良くなって個人的なメールを送る際に、少し使うとかならアリかもしれませんが、絵文字と顔文字はビジネスメールでは使わないようにしましょう。

「ありがとうございます(꒪˙꒳˙꒪ )」

など、つい使ってしまいそうになりますが、やめておくのが無難です。

「です」「ます」を連続的に使わない

そして文章テクニックの一つですが、「です。」や「ます。」を連続で使わない、という文章の基本があります。

例を挙げて見ます｡

NG例

「これをしたいです。なぜなら⚫︎⚫︎だからです。部長の許可は取っているので大丈夫です。」

「見本を書きます。私はますを連続させます。わかりやすいと思います」

OK例

「これをしたいです。なぜなら⚫︎⚫︎だと思います。部長の許可は得ているので大丈夫です。」

「見本を書きます。ますを連続させないです。わかりやすいと思います」

つまり、語尾にバラエティを持たせるのです。

なれるまで語尾は連続してしまいがちですが、意識するだけでもちょっと変わってきますので、ぜひ語尾を同じに連続させないという心がけを持っていただければと思います。

気持ちを書くなら事実と分ける

ビジネスメールでは自分の気持ちを書くことはほとんどありませんが、何か仕事にかける思いを書いたり、伝えたいと思ったりすることもあることでしょう。

気持ちを書く場合は、事実と解釈を分けて書く練習をしましょう。

悪文は事実と解釈がまじり、何を言いたいのかわからないから読みづらくなります。スマートで伝わりやすい文章を書くのであれば、事実と解釈は分けて書いてください。

チャット感覚のレスポンスは嫌がられる場合がある

そして最も気をつけたいのが、チャット感覚のレスポンスです。チャット感覚とは、LINEでのやり取りみたいに「オッケーです」だけ返したり、あいさつなしに用件だけ簡潔に述べたりなどです。

いちいち季節のあいさつなどの前口上を述べるのは馬鹿らしいと思うでしょうし、タイパもよくありませんが、メールは正式な文章として作ることを覚えて損はありません。

ビジネス文書の一つとしてのメールが書けるようになると信用されます。反対に、メールの型をミスっていると思わぬ減点を自分が受けてしまうことがあるのです。注意したいですね。

署名をつけよう

ほぼすべてのメールアプリで、署名をつけられます。名前・所属・連絡先などをメールの末尾につけられますので、ぜひ活用してください。

Gmailなら、「設定」＞「すべての設定」＞「署名」でつけられます。

また、テンプレートがわりに、「いつもお世話になっております。⚫︎⚫︎株式会社の🔳🔳です。」を署名に入れて毎回同じ文章を書く手間を減らして効率化もできます。

まとめ

仕事で使うメールには型があります。メールに関しては型を外れるのはよくありません。また、会社のメールはビジネスドキュメントの一部であり、会社の資産でもあります。なので、見られても恥ずかしくないメールを心がけましょう。

メールはメールサーバーを経由して外部とやり取りされますので、個人的な用事を書いてもメールサーバーでチェックできてしまいます。また、中にはプライベートメールのセキュリティチェックが働いている会社も多いです。大企業になればなるほど、メールの内容をシステムでチェックし、不穏な内容、情報流出、私用利用などのセキュリティチェックを行っている場合が大半です。

よってメールは常に上司から見られているという感覚で取り組まれるといいと思います。あくまでビジネス利用ですから、私的な利用はしないようにした方が無難です。